Neue Regelung bei den Zahlungsbelegen für Visa-Antragsgebühren

Ab sofort müssen die Einzahlungsnachweise für Nichtwanderungsvisa-Gebühren zwingend auf den Namen des Antragstellers ausgestellt werden.
Die US-Konsulate in Deutschland verlangen auf Anweisung des US-Außenministeriums (Department of State, DOS), dass auf jedem Visa-Einzahlungsnachweis, der seit dem 15. Januar 2012 ausgestellt wird, jeweils der Name des Visum-Antragstellers angegeben wird. Das bedeutet, dass jede Person, die ein US-Visum beantragt, einen eigenen auf seinen Namen lautenden Zahlungsbeleg für die Visa-Bearbeitungsgebühr vorweisen muss. Die Roskos & Meier OHG, der Anbieter des Online-Zahlungsbestätigungsverfahrens der Visagebühr in Deutschland, stellt die Belege entsprechend der neuen Regelung aus.

Die Zahlungsbelege sind nach wie vor ein Jahr ab Ausstellungsdatum gültig, sofern sie noch nicht verwendet wurden.

Die wichtigste Neuerung für Unternehmen ist jedoch, dass die Zahlungsnachweise fortan nicht mehr auf andere Personen übertragbar sind. Wenn im Rahmen der US-Visa-Beantragung die entsprechende Visa-Bearbeitungsgebühr für einen Mitarbeiter entrichtet wurde und seine Dienstreise oder Entsendung plötzlich entfällt oder er durch einen Kollegen ersetzt wird, so kann der unbenutzte Einzahlungsnachweis nicht mehr für eine andere Person weiterverwendet werden.

Bisher war es möglich den Visa-Einzahlungsnachweis auf eine Person auszustellen und bei kurzfristigen Planungsänderungen den Zahlungsbeleg für einen anderen Antragsteller zu nutzen – wichtig war lediglich, dass der Einzahlungsnachweis noch nicht verwendet wurde. Nun darf ausschließlich die Person, die auf dem Visa-Einzahlungsnachweis benannt ist, den unbenutzten Zahlungsbeleg innerhalb eines Jahres nutzen.
Eine Erstattung der Visa-Bearbeitungsgebühr erfolgt darüber hinaus ausschließlich bei einem fehlerhaften Gebühreneinzug seitens der US-Regierung. In allen anderen Fällen ist keine Rückerstattung der Visa-Gebühr möglich.
Wir empfehlen unseren Kunden, im Zahlungsbestätigungsformular von Roskos & Meier den Namen des Antragstellers so anzugeben, wie er im Reisepass lautet, um Namensverwechselungen und Verwirrungen im US-Konsulat vorzubeugen. Bitte achten Sie außerdem ganz besonders darauf, dass der Name des Antragstellers korrekt angegeben wurde (keine Buchstabendreher etc.), um Probleme im US-Konsulat zu vermeiden.

Unternehmen werden durch die Einführung dieser Neuerung dazu gezwungen, USA-Einsätze Ihrer Mitarbeiter noch besser im Voraus zu planen.
Wir empfehlen Ihnen die Zahlung der Visa-Antragsgebühr wenn möglich erst dann vorzunehmen, wenn feststeht, welcher Mitarbeiter tatsächlich in die USA reisen soll.
Bitte beachten Sie, dass der komplette Bearbeitungsvorgang bis zum Erhalt des Visa-Einzahlungsnachweises im Regelfall drei Werktage dauert.