Visa-Tipps aus der Praxis

Der Visa-Services The American Dream veröffentlicht häufig gestellte Fragen von KundenNachfolgend veröffentlichen wir eine Auswahl von Fragen unserer Kunden, die uns täglich erreichen und von unseren Beratern beantwortet werden. Alle unsere Berater besitzen langjährige Erfahrung im Einwanderungsrecht für die USA und verfügen über fundierte juristische Kenntnisse der aktuellen Visabestimmungen für die USA, unter anderem gewährleistet durch eine ständige Fort- und Weiterbildung. Bitte beachten Sie, dass die hier gegebenen Antworten, auch wenn Sie auf Ihre eigene Situation zutreffen mögen, nicht als konkrete Hilfestellung für Ihre speziellen Fragen zu verstehen sind. Auch daher sind die gemachten Angaben stets ohne Gewähr. Eine Einzelfallberatung können die Angaben nicht ersetzen.

FRAGE/ANTWORT:

Im Folgenden haben wir ausgewählte Fragen unserer Kunden für Sie zusammengestellt.

Antragsdauer

„Wie viel Zeit nimmt die Beantragung eines J-1 Visums in der Regel in Anspruch?“

Antragsunterlagen für ein J-1 Visum umfassen eine Vielzahl an Dokumenten zum Antragsteller sowie US-Unternehmen. Die Abwicklung ist ein sehr komplexer und zeitintensiver Prozess. Insgesamt ist bis zur Ausstellung eines J-1 Visums mit mindestens 4 bis 6 Wochen zu rechnen, daher sollte die Beantragung so früh wie möglich in die Wege geleitet werden.

Hintergrund dieses langen Prozesses ist, dass das J-1 Visum nicht ausschließlich am US-Konsulat, sondern zusätzlich mithilfe einer Austauschorganisation (J-1 Visa Sponsor) beantragt werden muss. Diese Organisationen wurden vom US Department of State (US-Außenministerium) dazu befähigt, die Durchführung der Programme gemäß den US-Richtlinien zu überprüfen. Nach einem zeitintensiven und komplexen Überprüfungsprozess des Praktikanten und des US-Gastunternehmens wird schließlich das Formular DS-2019 („Certificate of Eligibility for Exchange Visitor (J-1) Status“) ausgestellt, welches zur Beantragung eines J-1 Visums wiederum zwingend erforderlich ist.

J-1 Visum mit Abitur?

„In unserem Mutterunternehmen in Deutschland beschäftigen wir derzeit eine Praktikantin, die einen Einblick in die amerikanischen Unternehmensabläufe an unserem US-Standort erhalten soll. Bisher wurde nur das Abitur abgelegt. Ist die Beantragung eines J-1 Visums dennoch möglich?“

Zum aktuellen Zeitpunkt ist eine Antragstellung leider nicht möglich, da die Richtlinien bezüglich des J-1 Visums ausdrücklich fundierte Grundkenntnisse in dem entsprechenden Bereich des Praktikums voraussetzen. Zudem muss das zukünftige Praktikum einen klaren Bezugspunkt zur bisherigen Ausbildung bzw. Berufserfahrung vorweisen, um zu verhindern, dass einer gewöhnlichen Beschäftigung nachgegangen oder Hilfsarbeiten ausgeübt werden. Diese spezifischen Anforderungen werden erhoben, um sicherzustellen, dass sowohl Praktikanten als auch Trainees praktische Erfahrungen in der jeweiligen Fachrichtung und nicht ausschließlich reine Arbeitserfahrung sammeln. Der Abschluss des Abiturs erfüllt diese Vorgaben leider nicht.

Gegebenenfalls kann die Beantragung des J-1 Visums später wieder aufgenommen werden, falls der Aufenthalt in den USA zu diesem Zeitpunkt noch von Interesse sein sollte. Bitte beachten Sie, dass mindestens ein halbes Lehrjahr bzw. das erste Fachsemester abgeschlossen sein müssen, um sich für ein J-1 Visum zu qualifizieren.

Wo kann das DS-2019 Formular heruntergeladen werden?

„Immer wieder wird das Formular DS-2019 im Zusammenhang mit dem J-1 Visum erwähnt. Auf welcher Website kann dieses Dokument heruntergeladen und ausgefüllt werden?“

Das Formular DS-2019 („Certificate of Eligibility for Exchange Visitor (J-1) Status“) ist zwingend erforderlich, um ein J-1 Visum zu beantragen und kann ausschließlich über eine Austauschorganisation (J-1 Visa Sponsor) ausgestellt werden. Diese Organisationen wurden vom US Department of State (US-Außenministerium dazu befähigt, die Durchführung der Praktika gemäß den US-Richtlinien zu überprüfen und tragen somit eine sehr hohe Verantwortung für die Praktikanten und die US-Gastunternehmen. Das DS-2019 muss während des Interviewtermins im US-Konsulat im Original vorgelegt werden und wird später im Falle einer erneuten Einreise in die USA oder bei der Verlängerung des Praktikums benötigt. Bitte beachten Sie, dass keinesfalls die Möglichkeit besteht, das Einbeziehen einer Austauschorganisation zu umgehen. Eine Liste designierter Organisationen für die Kategorien Intern oder Trainee finden Sie auch mithilfe des folgenden Links: http://j1visa.state.gov/participants/how-to-apply/sponsor-search

Bei dem Formular DS-2019 handelt es sich um einen nummerierten und limitierten Vordruck, der nicht im Internet ausgefüllt und heruntergeladen werden kann, sondern erst nach einem zeitintensiven und komplexen Überprüfungsprozess des Praktikanten sowie des US-Gastunternehmens ausgestellt wird. Die Ausstellung des Formulars DS-2019 erfolgt mithilfe des Student and Exchange Visitor Information System (SEVIS). Diese webbasierte Datenbank ermöglicht sowohl dem US Department of Homeland Security (US-Heimatschutzministerium) als auch dem US Department of State die Daten aller Praktikanten, die sich in den USA befinden, direkt einzusehen. SEVIS beinhaltet u. a. Angaben zum Aufenthaltsort, US-Gastunternehmen und legalen Status des Praktikanten. Sobald die Daten in SEVIS eingegeben wurden, ist die Austauschorganisation während der gesamten Aufenthaltsdauer dafür verantwortlich, diese Daten aktuell zu halten und ggf. anzupassen, z. B. im Fall einer Verlängerung des Aufenthalts oder eines Wechsels des US-Gastunternehmens.

Altershöchstgrenze bei der Beantragung eines J-1 Visums?

„Einer langjährigen Mitarbeiterin unseres Unternehmens soll ein vierwöchiger Aufenthalt bei unserer Tochtergesellschaft in den USA ermöglicht werden, um die amerikanischen Unternehmensabläufe und Kollegen kennen zulernen. Besteht bei der Beantragung des J-1 Visums eine Altershöchstgrenze?“

Die meisten Austauschorganisationen erheben in der Regel ein Mindestalter von 18 Jahren, eine klar definierte Altershöchstgrenze besteht laut Gesetzestext aber nicht und liegt im Ermessen der entsprechenden Organisation. Daher sollte stets mit dem J-1 Visa Sponsor, der letztendlich das Formular DS-2019 ausstellen wird, Rücksprache gehalten werden. Das US Department of State gibt zwar bestimmte und sehr strikte Richtlinien bezüglich des J-1 Visums vor, dennoch variieren die Zugangsvoraussetzungen der Austauschorganisationen mitunter sehr.

Der geplante Aufenthalt ist ggf. auch im Rahmen eines firmeninternen Trainings mit einem B-1 Visum (Business Visitor) möglich. Allerdings muss immer der Einzelfall betrachtet und somit individuell überprüft werden, ob das B-1 Visum tatsächlich eine Alternative zum J-1 Visum darstellt.

Vertrag bei deutschem Mutterunternehmen oder Tochtergesellschaft in den USA?

„Wir haben einen dualen Studenten bei uns im Hause, der sein Praxissemester in den USA absolvieren soll. Im Hinblick auf das Vertragswerk bestehen zwei Möglichkeiten – der Student hat einen Vertrag mit unserem Mutterunternehmen in Deutschland und wird in die USA „entsandt“ oder der Student hat einen Vertrag mit unserer Tochtergesellschaft in den USA. Welche Option stellt die bessere dar?“

Ein Praktikumsvertrag ist für die Abwicklung des J-1 Visums nicht relevant und dient lediglich als Absicherung für den Praktikanten sowie das US-Gastunternehmen bzw. ggf. das Mutterunternehmen in Deutschland, z. B. im Hinblick auf den Praktikumszeitraum, die Vergütung, die Wochenarbeitsstunden oder den Urlaub. Weder die Austauschorganisation noch das US-Konsulat wollen den Vertrag im Laufe des Beantragungsprozesses einsehen.

Wichtig ist jedoch, dass die US-Tochtergesellschaft und der Praktikant auf jeden Fall den Training/Internship Placement Plan (DS-7002) sowie ein Host Employer Agreement und Participant Agreement gegenzeichnen müssen. Beide Seiten bestätigen mit den Unterschriften, die Programmrichtlinien bezüglich des J-1 Visums sowie die individuellen Vertragsbedingungen, wie das monatliche Gehalt, einzuhalten. Zudem muss die Vergütung nicht aus den USA erfolgen; das deutsche Unternehmen kann die Bezahlung weiterhin übernehmen. Das Praktikum muss jedoch nicht zwingend vergütet werden, da dies keine Voraussetzung von Seiten der US-Behörden ist. In diesem Fall muss der Praktikant über ausreichend finanzielle Eigenmittel in Höhe von ca. 1.000 US-Dollar pro Monat zur Finanzierung der Lebenshaltungskosten verfügen. Der Nachweis kann in Form von Kontoauszügen oder einer Bürgschaft der Eltern erbracht werden. Falls das deutsche oder amerikanische Unternehmen zusätzliche Leistungen – z. B. die Unterkunft, einen Mietwagen oder den Flug – übernehmen sollte, reduziert sich die Höhe der geforderten Eigenmittel entsprechend.

Reisen außerhalb der Vereinigten Staaten

„Besteht für unsere Praktikanten und Trainees die Möglichkeit, während oder nach Beendigung des Praktikums die USA zu verlassen, um z. B. zu reisen? Welche Schritte müssen hierzu beachtet werden?“

Das J-1 Visum kann für multiple Einreisen verwendet werden, allerdings ist das Visum ausschließlich im Zusammenhang mit dem Formular DS-2019 gültig, auf dem auch der konkrete Zeitraum des Praktikums vermerkt ist. Sofern Praktikanten und Trainees während des Praktikums außerhalb der USA reisen möchten, ist besonders wichtig, dass die entsprechende Austauschorganisation im Hinblick auf dieses Vorhaben rechtzeitig kontaktiert wird. Zunächst muss das Formular DS-2019 im Original postalisch an die Organisation geschickt werden. Anschließend unterzeichnet ein Zeichnungsberechtigter das DS-2019 noch einmal und bestätigt somit, dass sich der Inhaber des J-1 Visums „in good standing“ befindet. Diese Unterschrift ist 6 Monate gültig und ermöglicht dem US-Einwanderungsbeamten an der Grenze direkt einzusehen, dass alle Programmrichtlinien erfüllt werden und der Praktikant demnach problemlos wieder einreisen darf.

Wenn das Praktikum offiziell beendet ist, besteht die Möglichkeit, sich zusätzlich 30 Tage in den USA aufzuhalten (Grace Period), um diese Zeit beispielsweise für Reisen zu nutzen. Bitte beachten Sie, dass die USA in dieser Zeit keinesfalls verlassen werden sollten, um anschließend wieder einzureisen. Das Formular DS-2019 und ggf. das J-1 Visum sind dann bereits abgelaufen, d. h. die erneute Einreise in die USA müsste visumfrei mit der elektronischen Reisegenehmigung (ESTA) erfolgen. Die Gefahr einer Ablehnung von Seiten des US-Grenzbeamten wäre jedoch zu hoch.

Zudem darf das Praktikum laut Bestimmungen des US Department of State für maximal 30 Tage am Stück unterbrochen werden, jedoch keinen Tag länger. Sofern diese Frist überschritten wird, verliert der Praktikant seinen legalen Aufenthaltsstatus in den USA und muss infolgedessen das Land verlassen.

Praktikum an unterschiedlichen Standorten

„Da wir in den USA mit mehreren Niederlassungen vertreten sind, soll das Praktikum an unterschiedlichen Standorten absolviert werden. Ist diese Konstellation möglich?“

Im Prinzip ist solch eine Konstellation möglich, sofern jeder der einzelnen US-Standorte die spezifischen Anforderungen der Austauschorganisation erfüllt. Zum Beispiel muss die Anzahl der Praktikanten und Trainees zu regulären Angestellten in einem angemessenen Verhältnis stehen, um eine professionelle Betreuung durch ausreichend Mitarbeiter zu gewährleisten.

Wichtig ist, dass dieser sogenannte „Company Transfer“ vorab im Training/Internship Placement Plan (DS-7002) mit den entsprechenden US-Niederlassungen und Adressen vermerkt wird. Beachten Sie bitte auch, dass dieser firmeninterne Wechsel nur innerhalb der Unternehmensgruppe möglich ist; ein längerfristiger Wechsel zum Standort eines Kunden ist auf keinen Fall erlaubt. An Business Meetings beim Kunden bzw. Kundenbesuchen allgemein dürfen Praktikanten und Trainees in Begleitung des Supervisors oder Personals des US-Gastunternehmens natürlich teilnehmen.